5 KỸ NĂNG TRONG NGHỀ SỰ KIỆN MÀ BẠN CẦN NÊN BIẾT

Khi sự phát triển mạnh mẽ về truyền thông ngày càng tăng cao, nhiều doanh nghiệp đang có nhu cầu tổ chức sự kiện ở hầu hết mọi lĩnh vực để quảng bá hình ảnh, từ kinh doanh, giải trí đến giáo dục và cộng đồng.

Vì thế nhiều công ty sự kiện cũng ngày càng được mở rộng và nhu cầu nhân sự cũng tăng cao. Tuy nhiên, để theo đuổi và trụ vững với công việc tổ chức sự kiện, người làm nghề không thể thiếu những kỹ năng chuyên môn vững vàng. Dưới đây là 5 kỹ năng trong nghề sự kiện đóng vai trò nền tảng, giúp bạn xử lý tốt mọi tình huống và gặt hái thành công trong từng chương trình mà Hoàng Huy Media muốn bạn biết 

5 kỹ năng trong nghề sự kiện mà bạn cần phải nắm

 Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian hiệu quả

Trong bất kỳ sự kiện nào, người tổ chức luôn là cầu nối giữa các bộ phận, đối tác và khách tham dự. Đây sẽ là cách để bạn có thể giúp cho team dễ dàng làm việc hơn và hiệu quả.  Vì vậy, khả năng giao tiếp tốt giúp bạn dễ dàng phối hợp đội ngũ, truyền đạt ý tưởng và xử lý sự cố linh hoạt. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu, khi bạn dẫn dắt khéo léo, khách hàng cũng sẽ có một cái nhìn ưu ái cho bạn hơn, giúp cho công cuộc tổ chức của bạn nhanh - gọn và đúng ý. 

Bên cạnh đó, việc kiểm soát thời gian hợp lý cũng góp phần không nhỏ vào thành công của chương trình. Khi bạn đã có lịch trình rõ ràng, từng hạng mục công việc sẽ được xử lý nhịp nhàng hơn, hạn chế tối đa tình trạng trễ tiến độ hay bị động trước các tình huống phát sinh.

Kỹ năng truyền thông và quảng bá sự kiện

Bạn nghĩ chỉ cần tổ chức sự kiện thật hoành tráng, hiệu ứng lấp lánh nhưng lại quên đi yếu tố truyền thông. Dù là sự kiện nội bộ hay thương mại, việc thu hút sự quan tâm từ công chúng luôn cần đến chiến lược truyền thông bài bản. Bạn cần có một kế hoạch về sự kiện mà bạn tổ chức, từ đó thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp khác, từ đó mang lại cho bạn một tệp khách hàng tiềm năng, đồng thời có thể giữ chân được khách hàng cũ và tăng lượng khách hàng mới. Một người làm sự kiện chuyên nghiệp phải hiểu cách lựa chọn kênh truyền thông phù hợp, xác định đúng đối tượng mục tiêu và tạo được hiệu ứng lan tỏa trước, trong và sau sự kiện.

Kỹ năng làm việc với các nhà cung cấp

Một sự kiện trọn vẹn luôn là kết quả của sự phối hợp nhịp nhàng giữa người tổ chức và các đơn vị cung ứng dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, in ấn, nhân sự... Do đó, kỹ năng đàm phán, quản lý hợp đồng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp là điều không thể thiếu. Khi bạn đã xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp và thiện cảm với các nhà cung cấp, ngay cả khi xảy ra sự cố, mọi trao đổi vẫn có thể diễn ra trong tinh thần hợp tác và nhẹ nhàng, giúp đôi bên cùng tìm ra hướng giải quyết hiệu quả.

Để làm tốt điều này, bạn cần rèn luyện khả năng giao tiếp linh hoạt, vừa giữ được nguyên tắc nhưng cũng cần khéo léo, mềm mỏng trong xử lý tình huống. Đây là một trong những kỹ năng trong nghề sự kiện giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Kỹ năng quản lý ngân sách và tài chính

Một trong những thách thức lớn nhất của người làm sự kiện là làm sao để tổ chức được chương trình chất lượng trong giới hạn ngân sách. Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch tài chính, phân bổ chi phí hợp lý và xây dựng các phương án dự phòng luôn cần được trau dồi.

Một lời khuyên thực tế là bạn nên tính toán nguồn thu dự kiến một cách thận trọng và luôn có quỹ dự phòng cho các tình huống bất ngờ. Việc chi tiêu có kiểm soát, minh bạch sẽ giúp bạn không chỉ tổ chức được sự kiện trọn vẹn mà còn tạo được uy tín trong mắt khách hàng.

Kỹ năng quản lý và ứng phó rủi ro

Rủi ro luôn là điều có thể xảy ra trong bất kỳ sự kiện nào, từ trục trặc kỹ thuật đến tình huống khẩn cấp. Vì vậy, một người làm nghề sự kiện cần có khả năng dự báo vấn đề, xây dựng phương án xử lý và sẵn sàng ứng biến nhanh chóng.

Bạn cần chủ động lập kế hoạch kiểm soát rủi ro từ khâu tiền kỳ đến hậu kỳ sự kiện. Hãy luôn có "Plan B" cho những tình huống như thời tiết xấu, thay đổi lịch trình khách mời, sự cố kỹ thuật... Đây là kỹ năng then chốt trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đúng như kỳ vọng.

>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Hoàng Huy Media 

Hoàng Huy Media - đơn vị cung cấp sự kiện trọn gói TP.HCM 

Theo đuổi công việc tổ chức sự kiện không chỉ đòi hỏi đam mê, mà còn cần tích lũy và rèn luyện liên tục những kỹ năng chuyên môn. 5 kỹ năng trong nghề sự kiện vừa nêu không chỉ là nền tảng giúp bạn trụ vững với nghề mà còn là chìa khóa mở ra những cơ hội thăng tiến trong lĩnh vực này.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo và luôn làm chủ mọi tình huống, Hoàng Huy Media chính là đối tác tin cậy dành cho bạn. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm và tư duy đột phá, chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn tạo nên những dấu ấn khó quên trong từng sự kiện. Liên hệ Hoàng Huy Media ngay hôm nay để hiện thực hóa ý tưởng sự kiện của bạn một cách chuyên nghiệp nhất!