BLOG: SÁNG TẠO TRONG ÁP LỰC – BÀI HỌC TỪ MỘT DỰ ÁN KHẨN CẤP

SÁNG TẠO TRONG ÁP LỰC – BÀI HỌC TỪ MỘT DỰ ÁN KHẨN CẤP

Trong ngành tổ chức sự kiện, áp lực thời gian và yêu cầu khắt khe là điều không thể tránh khỏi. Đặc biệt, khi cần triển khai sự kiện trong thời gian ngắn, đội ngũ của chúng tôi tại Hoàng Huy Media thường phải đối mặt với những thử thách lớn. Tuy nhiên, chính trong những hoàn cảnh căng thẳng đó, khả năng sáng tạo và tinh thần đoàn kết của cả đội lại được phát huy tối đa. Một trong những dự án đáng nhớ nhất mà tôi muốn chia sẻ là một sự kiện lớn mà chúng tôi phải tổ chức chỉ trong 48 giờ. Đó thực sự là một bài học quý giá về sự linh hoạt và sáng tạo trong công việc.

Hình 1: Hoàng Huy cùng khách hàng CADAC

Đối Mặt Với Thử Thách

Khi nhận được yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng, đội ngũ chúng tôi gần như không có đủ thời gian để chuẩn bị như thông thường. Ban đầu, ai cũng cảm thấy áp lực vì phải gấp rút chuẩn bị mọi thứ trong vòng hai ngày. Tuy nhiên, thay vì căng thẳng, cả đội đã nhanh chóng hợp tác và phân chia công việc hợp lý: từ việc chuẩn bị địa điểm, lên kế hoạch sân khấu, thiết kế chương trình cho đến việc quản lý khách mời.

Điều đặc biệt trong lần này là một nhân viên trẻ trong đội ngũ đã đưa ra một ý tưởng táo bạo: thay vì tổ chức sự kiện tại một địa điểm hoàn toàn mới, cậu ấy đề xuất chúng tôi sử dụng không gian có sẵn của đối tác để tiết kiệm thời gian và chi phí. Thêm vào đó, cậu ấy gợi ý áp dụng công nghệ trình chiếu hiện đại để tạo ra các hiệu ứng sân khấu độc đáo, thu hút sự chú ý mà không cần đến một thiết kế sân khấu phức tạp. Ban đầu, tôi hơi do dự, nhưng nhận thấy tiềm năng của ý tưởng này, chúng tôi quyết định thử sức.

Hình 2: Hoàng Huy tổng duyệt sự kiện 1900 Event cùng CEO Queenie Group

Ứng Dụng Công Nghệ Hiện Đại

Để triển khai kế hoạch trong thời gian ngắn, chúng tôi đã tận dụng nhiều giải pháp công nghệ tiên tiến. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa các nguồn lực sẵn có:

• Tạo sân khấu ảo bằng công nghệ trình chiếu 3D: Thay vì dựng sân khấu vật lý tốn kém thời gian, chúng tôi quyết định sử dụng hệ thống đèn LED và công nghệ trình chiếu 3D để tạo hiệu ứng đặc biệt. Cách tiếp cận này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một trải nghiệm thị giác mới mẻ và ấn tượng cho khách mời.
• Quản lý khách mời bằng mã QR: Chúng tôi triển khai hệ thống check-in qua mã QR và đăng ký trực tuyến. Khách mời chỉ cần quét mã QR tại cổng vào, giúp quá trình kiểm soát khách mời diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp. Nhờ vậy, chúng tôi có thể tập trung vào các phần khác của sự kiện mà không phải lo lắng về vấn đề quản lý đám đông.
• Tích hợp livestream trên mạng xã hội: Để mở rộng phạm vi tiếp cận và gia tăng tương tác, chúng tôi đã quyết định phát trực tiếp sự kiện trên các nền tảng như Facebook và YouTube. Việc này không chỉ giúp thu hút nhiều khán giả hơn mà còn tạo ra giá trị lâu dài cho khách hàng thông qua quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.

Nhờ sự linh hoạt và sáng tạo trong việc áp dụng công nghệ, sự kiện đã diễn ra thành công và vượt ngoài mong đợi. Phản hồi tích cực từ khách hàng và khách mời tham dự đã khẳng định rằng, với cách tiếp cận hiện đại và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng tôi có thể biến những thử thách thành cơ hội.

Hình 3: Ekip Hoàng Huy và MEEA Group họp trước sự kiện

Những Bài Học Rút Ra

Qua dự án này, tôi và đội ngũ đã rút ra được nhiều bài học quý giá, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và củng cố tinh thần đồng đội:

• Sức mạnh của sự đoàn kết: Trong môi trường áp lực, sự gắn kết và tinh thần làm việc nhóm là yếu tố quyết định. Việc mỗi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, cùng phối hợp một cách chặt chẽ, giúp chúng tôi vượt qua mọi khó khăn. Sự đồng lòng và tinh thần hỗ trợ lẫn nhau không chỉ giúp hoàn thành dự án mà còn tạo nên một tinh thần đồng đội vững mạnh.
• Lắng nghe và tin tưởng vào khả năng của nhân viên: Là một người lãnh đạo, tôi nhận ra rằng đôi khi việc lùi lại và lắng nghe ý kiến của các thành viên trẻ là vô cùng quan trọng. Nhờ sự tin tưởng vào ý tưởng sáng tạo của nhân viên trẻ, chúng tôi đã tìm ra giải pháp đột phá, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao. Bài học này nhắc nhở tôi rằng, đôi khi, những góc nhìn mới mẻ từ thế hệ trẻ có thể mang đến những thay đổi tích cực mà chúng ta không ngờ tới.
• Tầm quan trọng của công nghệ: Công nghệ là một công cụ mạnh mẽ giúp chúng tôi tối ưu hóa quy trình và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Việc áp dụng các ứng dụng quản lý, công nghệ trình chiếu, và livestream không chỉ giúp chúng tôi giải quyết các vấn đề gấp gáp mà còn tạo ra giá trị gia tăng cho sự kiện. Điều này càng khẳng định rằng, trong ngành sự kiện hiện đại, việc đầu tư và cập nhật công nghệ là điều không thể thiếu.

Hình 4: CEO Nguyễn Linh Liên và Hoàng Huy họp trước sự kiện Kỷ niệm 7 năm thành lập - Đan Thy's Symphony

Kết Luận

Dự án khẩn cấp lần này đã giúp tôi và đội ngũ của Hoàng Huy Media nhận ra rằng: áp lực không phải là điều tiêu cực, mà là cơ hội để phát triển và sáng tạo. Nếu có sự đoàn kết, tinh thần làm việc nhóm, và khả năng ứng dụng công nghệ một cách thông minh, mọi thử thách đều có thể vượt qua. Thành công của dự án này không chỉ giúp chúng tôi củng cố vị thế trong ngành mà còn tạo động lực để chúng tôi tiếp tục cải tiến và phát triển trong những dự án tiếp theo.