Sự kiện hội thảo là sự kiện vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Sự kiện hội thảo được tổ chức với mục đích phục vụ cho các hoạt động kinh doanh cùng như phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Khác với các sự kiện thông thường, tổ chức hội thảo đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao cũng như các hạng mục chuẩn bị phải chỉnh chu nhất có thể. Vậy tổ chức sự kiện hội thảo như thế nào? Cách tổ chức và những lưu ý cần biết khi tổ chức sự kiện hội thảo có những gì? Hãy cùng Hoàng Huy Media & Event tìm hiểu chi tiết nhất ngay sau bài viết dưới đây nhé.

1. Tổ chức sự kiện hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức hướng đến sự phát triển của doanh nghiệp và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác. Thông qua các sự kiện hội thảo như vậy sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao thương hiệu, thu hút lượng lớn khách hàng tiềm năng và tăng cường mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan truyền thông.

Sự kiện hội thảo đòi hỏi chuyên môn tổ chức cao, nghiêm túc. Các hoạt động chính trong một sự kiện hội thảo sẽ có: Thảo luận về vấn đề thực tiễn của doanh nghiệp; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng, đối tác và chia sẻ kiến thức về ngành nghề.

2. Các hình thức tổ chức sự kiện hội thảo 2021

Tổ chức sự kiện hội thảo cho doanh nghiệp thường được thực hiện dưới các hình thức sau đây:

– Sự kiện hội thảo khoa học

Đây là hình thức hội thảo đến các vấn đề liên quan đến một hay nhiều đề tài nghiên cứu khoa học của doanh nghiệp, tổ chức hay một cá nhân. 

Sự kiện này sẽ đòi hỏi chuyên môn tổ chức cao bởi vì khách mời tham gia là những nhà chuyên gia, nhà nghiên cứu, diễn giả am hiểu về chủ đề khoa học.

– Hội thảo Workshop

Đây là hình thức tổ chức sự kiện được tổ chức khá phổ biến trong những năm đổ lại gần đây nhằm mục đích chia sẻ kiến thức, chuyên môn trong một lĩnh vực ngành nghề của xã hội. Thường chủ đề sự kiện sẽ là: Marketing, tài chính, ngân hàng,..

– Hội thảo chuyên đề 

Đây là hình thức sự kiện hội thảo cho doanh nghiệp nhằm mục đích phân tích, thảo luận một đến chủ đề chính duy nhất. Buổi hội thảo diễn ra sẽ được dẫn dắt bởi một diễn giả xuyên suốt hội thảo để đem tới những thông tin, kiến thức hữu ích cho khách mời.

3. Các bước tổ chức sự kiện hội thảo cho doanh nghiệp

Để tổ chức được một buổi sự kiện hội thảo thành công thì khâu tổ chức luôn đóng vai trò quyết định. Đặc biệt là một sự kiện hội thảo luôn đòi hỏi sự chỉnh chu và chính xác cao. 

Sau đây Hoàng Huy Media & Event xin chia sẻ đến người đọc các bước tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp:

– Bước 1: Xác định chủ đề của buổi hội thảo

Đây là bước quan trọng nhất, các nhà tổ chức, đơn vị tổ chức cần xác định chính xác chủ đề hội thảo của sự kiện diễn ra là gì? Mỗi một chủ đề sẽ có những phương án triển khai sự kiện khác nhau. 

– Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Tiếp theo sau khi xác định được chủ đề thì sẽ lên kế hoạch tổ chức cho buổi hội thảo đó. Bao gồm 5 bước:

+ Lên nội dung chính cần có của hội thảo

+ Tìm địa điểm phù hợp cũng như setup thời gian tổ chức để thông báo đến nội bộ doanh nghiệp, gửi đến khách mời và truyền thông

+ Dự trù tất cả kinh phí để tổ chức

+ Lên danh sách khách mời cho hội thảo

+ Lên plan chương trình chi tiết cho các bước trong khâu tổ chức để thực hiện suôn sẻ hơn

– Bước 3: Triển khai tổ chức theo các bước đã lên kế hoạch cho hội thảo

Trong bước này đội ngũ tổ chức cần phối hợp bắt tay vào thực hiện các chi tiết để chuẩn bị cho hội thảo diễn ra chuyên nghiệp, chính xác nhất. Các công việc các bạn cần làm bao gồm:

+ Chuẩn bị không gian của hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị cho chương trình

+ Chuẩn bị nước lọc,khu vực nghỉ ngơi để đưa đón khách mời nếu cần

+ Chuẩn bị tài liệu thuyết trình hội thảo

+ Chuẩn bị thư mời để gửi đến mọi người

+ Truyền thông, marketing trước và sau cho sự kiện

+ Chuẩn bị các phương án dự trù để đề phòng các rủi ro ngoài ý muốn có thể xảy ra

– Bước 4: Tổ chức hội thảo

Khi đúng thời gian tổ chức thì các phòng ban, nhân sự sẽ phân công để đón tiếp khách mời và điều phối sao cho hội thảo diễn ra đúng kế hoạch đồng thời giám sát xuyên suốt để nắm bắt mọi vấn đề diễn ra khi hội thảo được tổ chức

– Bước 5: Kết thúc chương trình 

Sau khi chương trình kết thúc, nhân sự chịu trách nhiệm cho chương trình sẽ tiến hành thực hiện các bước sau cùng đó là tặng quà lưu niệm cho khách mời và đánh giá kết quả sự kiện.

Trên đây là tất tần tật về tổ chức sự kiện hội thảo, Hoàng Huy Media & Event mong rằng bài viết này sẽ hữu ích với bạn.

Nếu bạn cần tư vấn về tổ chức sự kiện hội thảo hay các hình thức sự kiện khác như khai trương, lễ tri ân, ra mắt sản phẩm,… hãy liên hệ với chúng tôi qua 0901 73 1111.