Người mới chạy sự kiện và lối đi đúng đắn - Trưởng thành từ áp lực

Người mới chạy sự kiện thường gặp không ít khó khăn khi bắt tay vào tổ chức một chương trình bài bản. Để một sự kiện được diễn ra suôn sẻ, chỉn chu từ nội dung đến khâu tổ chức lại là một bài toán không đơn giản – đặc biệt với những ai mới chập chững bước vào lĩnh vực này. Làm sao để biến những ý tưởng trong đầu, trở thành một event quy mô và thành công? Bài viết sau đây, Hoàng Huy Media sẽ bật mí lối đi dành cho người mới chạy sự kiện.

Hoàng Huy Media tại sự kiện MeeA Origin

Mục đích và vai trò của việc tổ chức sự kiện như thế nào? 

Nếu như bạn là một người mới chạy sự kiện, bạn chỉ có thể nghĩ đơn giản rằng việc tổ chức ra một sự kiện chỉ là làm những hoạt động đơn giản mà không hề nhận ra rằng đằng sau nó là cả một quá trình ý nghĩa mà việc tổ chức sự kiện đem lại. Một sự kiện có thể có nhiều mục đích khác nhau trong đó hầu hết sẽ nằm về phía nhà đầu tư, tài trợ và các mục đích các bên tham gia vào chương trình tổ chức sự kiện; mục đích lợi nhuận và mục đích phi lợi nhuận.

Giám sát tổng tại chương trình 

>>> Xem thêm: Gala dinner và những câu chuyện của ngành làm tóc!

Phân tích rõ mục đích được ưu tiên của việc tổ chức sự kiện

Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu

Đây là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện được hết “chất riêng” của mình một cách trực tiếp và sinh động. Nơi khách hàng được trải nghiệm từ không gian sự kiện, họ dễ dàng ghi nhớ và tạo thiện cảm hơn với thương hiệu. Từ đó nâng cao được tệp khách hàng và tăng cao sự uy tín trên thị trường. 

Thúc đẩy truyền thông (mục đích của các nhà tài trợ)

Các nhà tài trợ đồng hành họ thường hướng tới truyền thông của sự kiện nhằm truyền thông mạnh mẽ từ hoạt động này. Khi sự kiện càng quy mô, càng được truyền thông rộng rãi thì tên tuổi nhà tài trợ càng được lan tỏa, giúp họ tiếp cận đúng tệp khách hàng mục tiêu một cách tự nhiên và hiệu quả.

Khảo sát khách hàng và dịch vụ, sản phẩm

Trong sự kiện, sẽ có những nội dung doanh nghiệp muốn triển khai các hình thức khảo sát, đánh giá nhanh về sản phẩm hoặc dịch vụ để thu thập ý kiến người tiêu dùng. Đây là cách trực tiếp và thực tế để hiểu nhu cầu, hành vi, và cảm nhận của khách hàng nhằm cải thiện chất lượng và điều chỉnh chiến lược phù hợp hơn.

Thiết lập quan hệ chặt chẽ với các đối tác

Sự kiện còn là dịp gặp gỡ, giao lưu và mở rộng mối quan hệ hợp tác. Việc tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, chỉn chu giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt đối tác, tạo tiền đề cho các mối quan hệ bền vững và cơ hội hợp tác lâu dài.

Là hình thức marketing có hiệu quả cao

So với nhiều phương pháp quảng bá khác, tổ chức sự kiện có khả năng tạo tác động mạnh mẽ và cảm xúc tích cực cho người tham gia. Nhờ đó, thông điệp thương hiệu được lan tỏa sâu rộng, tăng tính tương tác và chuyển đổi cao hơn, đặc biệt là trong các chiến dịch ra mắt sản phẩm hoặc thúc đẩy bán hàng. 

Những buổi biểu diễn văn nghệ đầy ấn tượng 

>>> Xem thêm: Xõa năng lượng hết mình với chuyến team building cùng Hoàng Huy 

Các bước cơ bản dành cho người mới chạy sự kiện 

Tổ chức sự kiện là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phối hợp nhiều khâu và khả năng ứng biến linh hoạt. Với người mới bắt đầu, việc nắm vững các bước cơ bản sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Lên ý tưởng và chọn chủ đề

Bạn nhiều lần tự hỏi tại sao một sự kiện hoành tráng lại có thể diễn ra một cách trơn tru và đẹp như vậy. Đó chính bạn cần phải có kế hoạch cụ thể để triển khai. Có thể nói ý tưởng là phần “hồn” của sự kiện. Một chủ đề độc đáo, phù hợp với đối tượng khách mời sẽ tạo được dấu ấn sâu sắc. Hãy cân nhắc yếu tố sáng tạo nhưng vẫn đảm bảo tính khả thi trong tổ chức.

Lập kế hoạch & ngân sách

Sau khi lên được ý tưởng, bạn sẽ biết được mình cần phải chuẩn bị những gì, từ đó bạn phát triển chúng thành kế hoạch chi tiết: thời gian, địa điểm, các hạng mục cần triển khai, kịch bản, nhân sự tham gia và ngân sách dự kiến dựa vào ngân sách khách hàng đưa ea. Mỗi khoản chi nên được dự trù cẩn thận để tránh phát sinh không kiểm soát. Đây là phần rất quan trọng để sự kiện có thể diễn ra một cách hoàn hảo.

Triển khai các hạng mục thực tế

Sau khi mọi thứ được bàn bạc xong, bước tiếp theo là triển khai thành một sự kiện hoàn chỉnh. Chúng ta dựa vào kế hoạch và bảng báo giá để cho ra những hạng mục thực tế, đây cũng xem như là bước chuẩn bị cần được kiểm soát kỹ càng để đảm bảo không bỏ sót hay hư hỏng để tránh bị tổn thất nhiều về ngân sách.

Tổ chức và giám sát thực tế

Trong ngày diễn ra sự kiện, bạn cần phải có buổi rehearsal để diễn tập lại một lần nữa để đảm bảo mọi thứ được diễn ra một cách hoàn trước khi sự kiện bắt đầu. Đối với những người mới chạy sự kiện bạn sẽ cảm thấy đây là một bước không cần thiết, nhưng nó chính là “phao cứu sinh” của dân sự kiện trong lúc đó. Và cần phải có người giám sát tổng thể để xử lý sự cố nếu có và mọi hoạt động nên bám sát kịch bản và thời gian đã đề ra.

Tổng kết sau sự kiện

Cuối cùng sau sự kiện, bạn cần đánh giá kết quả của sự kiện hôm nay như thế nào? Những điều cần sai sót hay sự cố xảy ra cần phải được bàn luận kỹ càng để rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Và đối với những sự kiện nếu có tài trợ, nên gửi báo cáo kết quả để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình đối với khách hàng. 

Các staff chuẩn bị những vật dụng cho sự kiện 

Đối với người mới chạy sự kiện, bạn cần có thời gian trải nghiệm đủ lâu để có thể thành thạo hơn trong công việc này. Đây là một công việc thật sự khó nếu như bạn không có đủ đam mê để đi lâu dài. Là một đơn vị tổ chức sự kiện lâu năm - Hoàng Huy Media luôn thấu hiểu những nỗi lo của các bạn. Chúng tôi sẽ là những người bạn đồng hành giúp bạn trưởng thành hơn trong chặng đường phía trước, là đơn vị đủ để khách hàng tin tưởng. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tổ chức một sự kiện hoành tráng và đầy cảm xúc